Créer une facture client
Dans le menu de gauche, sous l’intitulé Factures clients, choisissez le lien Nouvelle facture. Choisissez un client dans la liste. A partir de l’onglet Client d’une fiche client, cliquez sur le bouton Créer facture ou avoir :
Vous aurez alors le choix entre plusieurs types de factures :
La facture standard (aussi appelé e facture de doit (du verbe devoir), c’est la facture traditionnelle)
Il s’agit d’une facture standard. Il n’y a aucun prérequis.
La facture modèle
Pour créer une facture modèle vous devez d’abord créer une facture standard brouillon et la convertir en modèle.
La facture d’acompte
La facture d’acompte est le type de facture qui fait suite à réception d’un acompte, s’il n’est pas encore possible de saisir le paiement sur une facture définitive. Vous pouvez créer autant de facture d’acompte que désiré. Une facture d’acompte sera ensuite convertie en réduction (déjà payé) pour une autre facture (la facture définitive) sur laquelle porte l’acompte.
Nous supposons dans ce cas de figure que le client règle un acompte. Dans le Type nous choisissons Facture d’acompte, remplissons les autres champs, et cliquons sur Créer brouillon.
La fiche facture qui apparaît est bien une facture d’acompte, nous pouvons le vérifier sur la ligne Type. Nous pouvons donc valider cette facture en cliquant sur le bouton Valider. Nous cliquons sur le bouton Émettre règlement, et nous renseignons le montant de l’acompte versé par le client. Clic sur Payer et validation.
Attention ! Le bouton Convertir en réduction future apparaîtra si et seulement si le montant restant à payer est ramené à 0.
Les factures de doit de remplacement
Une facture de remplacement permet de refaire une facture sur laquelle il y a des erreurs et sur laquelle rien n’a été fait (aucun paiement saisi).
On ne peut créer qu’une seule facture de remplacement pour une ‘facture de doit’ donnée. Quand on crée une facture de remplacement R, on choisit la facture de doit F qui doit être remplacé e. Il n’est alors plus possible de faire d’actions sur la facture F, bien que cette dernière ne change pas de statut après que la facture de remplacement R ait été créée au statut brouillon. Si la facture de remplacement R est supprimée, la facture F reprends son état initial et le cycle de vie de la facture F peut reprendre. Si la facture de remplacement R est validé e, la facture F passe alors automatiquement au statut ‘abandonnée’. Le cycle de vie continue sur la facture R.
Les factures d’avoir
On crée une facture d’avoir sur une facture de doit. On peut créer plusieurs factures d’avoir sur une facture donnée. La facture d’avoir est transformée en réduction qui sert à réduire le paiement de n’importe quelle autre facture en attente de paiement.
Une fois une facture créée (en mode brouillon) , vous devez intégrer, dans la facture, des Produits ou Services déjà définis dans DoliSaaS ou bien dont vous saisissez directement l’intitulé , le taux de TVA, le prix unitaire.
Pour chaque ligne de la facture vous définissez une quantité et éventuellement une remise (pourcentage).
Une fois la facture prête vous devrez la valider. Attention ! cette opération est irréversible. Quand vous validez la facture un numéro lui est attribué selon le modèle de numérotation que vous avez choisi dans la configuration du module Facture. Si une erreur est détectée après avoir validé la facture, il faudra soit faire une facture de remplacement, soit faire une facture d’avoir.